LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À LA SOCIÉTÉ CONSEILLERS IMMOBILIERS GWL INC.

Conseillers immobiliers GWL inc. (« CIGWL », « nous », « nos » ou « notre ») gère des propriétés commerciales au nom de locateurs ou de propriétaires d’immeubles. Nous sommes déterminés à protéger vos renseignements personnels et à respecter votre vie privée.

Afin de pouvoir vous proposer des produits et des services, nous pourrions recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels. Nous savons que vous nous faites confiance pour protéger vos renseignements personnels et nous prenons cette responsabilité très au sérieux.

Les Déclarations et les Normes en matière de protection des renseignements personnels suivantes décrivent notre engagement à l’égard de la protection de la vie privée et de la protection de vos renseignements personnels :

• Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne

  La Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne couvre l’utilisation des renseignements personnels recueillis par CIGWL pendant vos visites des sitesWeb, des applications mobiles et d’autres services en ligne et numériques de CIGWL qui sont reliés à la présente Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne ou qui l’incorporent en y faisant référence.

• Normes en matière de protection des renseignements personnels

  Les Normes en matière de protection des renseignements personnels décrivent notre engagement à l’égard de la protection des renseignements personnels et les principes directeurs que nous suivons afin de préserver le caractère privé et confidentiel de ces renseignements. Elles expliquent également la façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels et fournissent des renseignements sur vos droits en ce qui concerne vos renseignements personnels.

• Lignes directrices relatives aux médias sociaux

  Les Lignes directrices relatives aux médias sociaux décrivent la manière dont nous pouvons interagir avec vous et traiter vos renseignements personnels dans nos canaux de médias sociaux.

• Déclaration relative à la protection de vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada

  La Déclaration relative à la protection de vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada explique les raisons pour lesquelles vos renseignements personnels pourraient être divulgués à l’extérieur du Canada.

DÉCLARATION EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN LIGNE

Conseillers immobiliers GWL inc. («CIGWL», «nous», «nos» ou «notre») s’engage à respecter votre vie privée et la confidentialité des renseignements que nous recevons, conformément à la présente Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne et aux lois applicables.

La Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne s’applique aux sitesWeb, aux applications mobiles et aux autres services en ligne et numériques de CIGWL (comme les applications mobiles pour les locataires, les outils numériques et les portails) qui sont reliés à la présente Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne ou qui l’incorporent en y faisant référence, y compris l’application du complexe VC (les «services en ligne»). Elle décrit comment nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels quand vous utilisez les services en ligne. Nos services en ligne peuvent vous fournir des renseignements supplémentaires sur la protection des renseignements personnels lorsque certaines fonctionnalités vous permettent de saisir des renseignements personnels ou demandent de les utiliser. Veuillez passer en revue ces renseignements avant d’utiliser ces fonctionnalités.

Les renseignements personnels sont des données sur des personnes identifiables.

Votre consentement

En utilisant les services en ligne, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne et avoir consenti à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels comme décrits dans le présent document. La présente déclaration peut être modifiée sans préavis. Nous vous recommandons donc de la consulter régulièrement.

La déclaration se veut un complément à notre Ligne directrice relative aux médias sociaux, à nos Normes en matière de protection des renseignements personnels et à toutes autres modalités ou ententes qui pourraient s’appliquer à votre relation avec nous.

Protection des renseignements personnels et confidentialité

Nous avons mis en place des mesures de sécurité pour protéger la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels. Toutefois, Internet n’est pas un média sécurisé permettant de garantir la protection des renseignements personnels et la confidentialité. La confidentialité de votre utilisation des services en ligne ne peut être garantie et vous reconnaissez qu’elle pourrait être accédée et manipulée par des tiers, ou divulguée à ces derniers. CIGWL ne peut être tenue responsable envers qui que ce soit des dommages pouvant survenir par suite d’une atteinte à la protection des renseignements personnels, à la confidentialité ou à la sécurité.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Certains services en ligne peuvent vous demander de fournir des renseignements personnels ou encore nécessiter la collecte de renseignements personnels. Les renseignements personnels recueillis dépendront des caractéristiques et des fonctionnalités des services en ligne que vous utilisez, mais pourraient comprendre les suivants:

• Renseignements relatifs à l’inscription. Pour les services en ligne auxquels vous devez vous inscrire, nous pourrions vous demander de nous indiquer votre nom, le nom et l’emplacement de votre employeur, votre numéro de téléphone au travail et votre adresse courriel de travail. Nous comparerons ces renseignements à ceux recueillis auprès de votre employeur afin de vérifier votre admissibilité aux services en ligne. Nous vous demanderons également de créer un nom d’utilisateur et un mot de passe. Pour certains types de services, nous pourrions demander votre numéro de téléphone cellulaire (parexemple, pour vous envoyer des codes de vérification). Nous utilisons les renseignements que nous recueillons pour confirmer votre identité lorsque vous vous inscrivez aux services en ligne ou lorsque vous y ouvrez une session. Nous utilisons également ces renseignements pour vous fournir les services en ligne que vous demandez, pour vous offrir un soutien technique, pour répondre à vos demandes, demandes de renseignements ou plaintes et pour vous fournir des renseignements sur les services en ligne (comme des avis de mise à jour des modalités d’utilisation des services en ligne).

• Renseignements recueillis au moyen des systèmes de l’immeuble. Nous pourrions également recueillir des renseignements personnels par l’intermédiaire de systèmes de l’immeuble qui sont reliés aux services en ligne, comme des caméras de surveillance, des systèmes de dénombrement des personnes, des systèmes de cartes d’accès, des systèmes de réservation de salles, d’ascenseurs ou de commodités, ainsi que des systèmes de chauffage, de refroidissement et d’éclairage. Ces renseignements peuvent comprendre votre photo (p.ex., la photo de votre carte d’accès), la date, l’heure et l’endroit de l’utilisation de la carte d’accès, des vidéos prises à partir de caméras de surveillance, l’emplacement, la date, l’heure et la durée de la réservation d’une salle, d’un ascenseur ou de commodités, et la température et les paramètres d’éclairage que vous préférez. Si vous planifiez une rencontre, nous pourrions recueillir les adresses courriel des participants afin de leur envoyer une invitation.

• Renseignements sur votre utilisation des services en ligne. Nous recueillons des renseignements sur votre utilisation des services en ligne auxquels vous choisissez d’avoir recours, notamment la date et l’heure d’accès, la durée d’utilisation, les mesures prises, les fonctionnalités utilisées et si vous cliquez sur les liens vers des services de tiers accessibles à partir des services en ligne. Nous utilisons ces renseignements pour fournir les services en ligne. Nous pourrions également utiliser ces renseignements pour générer des statistiques agrégées afin d’effectuer des analyses et nous aider à améliorer les services en ligne. Parexemple, nous pourrions utiliser ces renseignements pour comprendre quels services en ligne sont les plus prisés ou fournir des renseignements aux utilisateurs sur les moments où certaines commodités sont réservées ou devraient être occupées afin qu’ils puissent planifier leur utilisation des services en conséquence.

• Renseignements sur l’emplacement. Certains services en ligne offrent des fonctionnalités fondées sur l’emplacement, comme les GPS, les cartes et les cartes d’accès, ainsi que les systèmes de réservation d’ascenseurs. Afin que vous puissiez utiliser ces services, nous recueillerons des renseignements sur votre emplacement ou l’emplacement de votre appareil. Vous pourriez être invité à saisir ces renseignements manuellement ou à permettre à votre appareil de nous les transmettre.

• Calendrier et contacts. Nous pourrions offrir des services en ligne qui vous permettent d’intégrer votre calendrier ou votre carnet d’adresses au service en ligne (parexemple, pour faciliter la réservation de salles de réunion et les invitations). Si vous choisissez d’utiliser ces intégrations, nous pourrions recueillir des renseignements dans votre calendrier ou votre carnet d’adresses afin de fournir les services en ligne.

• Achats. Si vous choisissez d’effectuer un paiement à partir des services en ligne, vous devrez fournir des renseignements sur votre carte de paiement et des renseignements sur la facturation afin que l’opération soit traitée. Les renseignements sur les cartes de paiement sont traités par notre prestataire de services tiers et nous ne les conservons pas.

• Bons de commande. Si vous soumettez un bon de commande à partir des services en ligne, nous utiliserons les renseignements que vous nous fournirez pour traiter votre bon de commande et communiquer avec vous à cet égard. Dans certaines circonstances, vous pourriez également devoir fournir une signature.

• Publications des utilisateurs. Les services en ligne peuvent comprendre des fonctions qui vous permettent de publier ou de partager du contenu avec d’autres utilisateurs. Veuillez noter que toute information ou image que vous publiez ou partagez à ces endroits est accessible au public et peut être accessible à toute personne. Nous ne pouvons pas contrôler ce que les autres font de ce contenu. Par conséquent, vous ne devez pas utiliser ces fonctionnalités pour communiquer des renseignements personnels et vous devez faire preuve de prudence et de jugement lorsque vous affichez du contenu de cette façon.

• Communications. Nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons pour communiquer avec vous à l’égard des services en ligne, notamment par courriel, au moyen de notifications dans l’application ou de notifications automatiques. Si vous nous envoyez un courriel ou communiquez avec nous au moyen des services en ligne, nous utiliserons les renseignements personnels que vous aurez choisi de nous fournir pour vous répondre.

• Nom d’utilisateur ou mot de passe oublié. Si vous oubliez votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe, il est possible que vous puissiez les récupérer en utilisant la fonction Nom d’utilisateur ou mot de passe oublié, là où elle est offerte. Pour confirmer votre identité, nous pourrions comparer les renseignements que vous avez saisis aux renseignements recueillis pendant votre inscription.

• Commentaires, sondages, concours et promotions. À l’occasion, nous pourrions demander des commentaires sur nos services en ligne ou d’autres services, ou encore offrir des concours ou d’autres promotions. Les services en ligne peuvent comprendre des fonctions qui vous permettent de nous faire part de vos commentaires ou de formuler une plainte. Si vous décidez de nous faire part de vos commentaires, de vos plaintes, de vos suggestions ou de votre opinion, ou de participer à nos concours ou promotions, nous utiliserons les renseignements personnels que vous nous fournirez pour améliorer nos services en ligne et d’autres services, répondre à vos préoccupations et administrer les concours ou promotions.

• Marketing. Avec votre consentement, il se peut que nous utilisions vos renseignements personnels pour vous envoyer des renseignements au sujet de CIGWL et ses sociétés affiliées, ycompris des renseignements sur les produits, les services, les offres et les événements. Nous pourrions également mener des campagnes de promotion ou d’autres campagnes à l’occasion. Si vous décidez de participer, nous recueillerons et utiliserons vos renseignements personnels pour administrer la promotion ou la campagne.

En plus des utilisations décrites précédemment, nous pourrions également utiliser les renseignements personnels que nous recueillons aux fins décrites dans nos Normes en matière de protection des renseignements personnels.

Partage des renseignements personnels

Nos services en ligne sont mis à la disposition de nos locataires commerciaux et de leurs travailleurs. Nous pourrions communiquer à nos locataires commerciaux de l’information sur la façon dont leurs travailleurs utilisent nos services en ligne et interagissent avec eux. Dans la plupart des cas, les renseignements que nous transmettons à nos locataires commerciaux seront regroupés (p.ex., le nombre de travailleurs ayant installé ou utilisé une application mobile liée au milieu de travail). Toutefois, dans certaines circonstances, nous pourrions communiquer des renseignements permettant d’identifier une personne. Par exemple, en cas d’incident lié à la sécurité, nous pourrions transmettre à un locataire des renseignements provenant d’une carte d’accès afin de surveiller la conformité aux politiques relatives au milieu de travail ou aux ordres du gouvernement et leur application. Nous pourrions également communiquer des renseignements lorsque nous sommes face à des situations liées à la santé, à la sécurité ou à la protection des personnes ou des biens. Nous pourrions échanger des renseignements personnels avec des locataires afin d’accorder ou de retirer l’accès d’un utilisateur aux services en ligne. Si vous passez par l’application du complexe VC pour nous faire part d’une plainte ou d’un commentaire qui serait mieux traité par notre locataire commercial, nous lui ferons suivre vos renseignements afin qu’il puisse répondre à vos préoccupations.

Certains de nos services en ligne peuvent comprendre le partage de renseignements personnels avec d’autres utilisateurs. Parexemple, pour faciliter la tâche des utilisateurs, nous pourrions fournir un flux vidéo en direct de certains espaces publics afin de permettre aux locataires de choisir le moment approprié pour utiliser l’espace. Nous pourrions également fournir des pages ou des fonctionnalités communautaires qui permettent aux utilisateurs de communiquer de l’information entre eux. Vous ne devez pas transmettre de renseignements personnels de nature délicate au moyen de ces pages ou fonctionnalités communautaires.

Nous avons recours à des prestataires de services pour exécuter certaines fonctions ou fournir ou soutenir certains services en ligne en notre nom, comme les services logiciels, l’hébergement et le traitement des données, l’analyse, le traitement des paiements, le soutien technique et à la clientèle et d’autres services semblables. Ces prestataires de services accéderont aux renseignements personnels, les stockeront et les traiteront, au besoin, pour fournir ces services en notre nom.

Nous pourrions également communiquer des données anonymes ou regroupées à des tiers, y compris à nos prestataires de services et à nos sociétés affiliées.

De plus, nous pourrions communiquer des renseignements personnels vous concernant conformément à nos Normes en matière de protection des renseignements personnels.

Sécurité du courrier électronique

Il est impossible de garantir la sécurité des communications par courrier électronique. Les renseignements de nature délicate (y compris les renseignements personnels, comme votre numéro d’assurance sociale [NAS] ou votre date de naissance) ne doivent pas nous être envoyés par courriel. Veuillez utiliser un autre moyen de communication si vous désirez transmettre des renseignements personnels ou confidentiels à notre attention ou à celle d’un tiers.

Renseignements recueillis automatiquement

Nous utilisons des témoins et d’autres technologies, comme des pixels espions, pour recueillir des renseignements automatiquement lorsque vous utilisez nos services en ligne. Les «témoins» (cookies) sont de petits éléments d’information que les sitesWeb emmagasinent dans votre navigateur. Ces fichiers de données renferment des renseignements dont le siteWeb peut se servir pour mémoriser et organiser les pages que vous avez consultées, se souvenir de vos préférences et de vos paramètres et pour regrouper de l’information. Certaines de nos applicationsWeb font appel à cette technologie pour mesurer l’activité dans le siteWeb et adapter les renseignements à vos intérêts personnels. CIGWL a recours à des témoins de «session» et à des témoins «persistants»; nous sommes ainsi en mesure de vous offrir une navigationWeb de qualité supérieure, qui est à la fois rapide, sécurisée et personnalisée. Vous pouvez accepter ou refuser les témoins à l’aide de notre outil de consentement aux témoins ou d’autres outils ou en modifiant les paramètres de votre navigateur, comme il est indiqué ci-dessous; mais si vous refusez tous les témoins, ceci pourrait nuire à certaines fonctions du siteWeb. Les pixels espions sont aussi appelés «pixels invisibles». Intégrés dans une pageWeb, ils ne sont normalement pas visibles pour vous. Ils sont utilisés en bonne partie aux mêmes fins que les témoins. Ils permettent à la CIGWL ou aux agents agissant en notre nom de compiler des statistiques agrégées sur les habitudes d’utilisation du siteWeb, notamment le nombre de fois où un lien ou une page ont été consultés.

Types de données recueillies

CIGWL et nos prestataires de services recueillent des données au moyen de témoins et de technologies semblables lorsque vous interagissez avec nos sitesWeb, nos applications et d’autres services en ligne. Les données que nous recueillons incluent: votre adresseIP; le numéro d’identification de votre appareil ou d’autres identificateurs uniques; le nom de votre fournisseur de services Internet; le modèle de votre appareil; le type de navigateur; les paramètres de l’appareil; de l’information sur la manière dont les visiteurs explorent nos services en ligne et sur le nombre de visiteurs nouveaux et récurrents, les pages de notre siteWeb qu’ils ont visitées, la date, l’heure et la durée de leurs visites et l’adresseURL de renvoi; et de l’information sur l’appareil et le navigateur utilisés ainsi que d’autres précisions similaires.

À qui les données sont transmises

Nous avons recours à des outils d’analytiqueWeb de tiers dans nos services en ligne, ce qui comprend notre siteWeb et nos applications mobiles (Google Analytics et Adobe Analytics). Nous utilisons également des outils de publicité de tiers qui nous sont fournis par des partenaires publicitaires comme Google, Facebook, LinkedIn et Twitter. Les pixels invisibles publicitaires intégrés dans notre siteWeb sont déployés avec Adobe Tag Manager.

Ces tiers ont recours à des témoins et à des technologies similaires pour recueillir et analyser l’information au sujet de vos activités en ligne qui sont effectuées dans nos services en ligne ou qui sont consécutives à des publicités en ligne.

L’information colligée par ces outils de suivi en ligne peut être combinée avec vos renseignements personnels si vous avez entré votre identificateur d’accès et votre mot de passe ou si vous nous l’avez fournie par l’intermédiaire de votre témoin persistant.

Vos choix

Vous pouvez utiliser notre outil de consentement aux témoins afin de choisir de permettre aux témoins et à des outils similaires de recueillir vos renseignements. Vous pouvez également désactiver les publicités personnalisées dans les paramètres de Facebook, de LinkedIn ou de Twitter; désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur (voir Comment bloquer les témoins ci-dessous) ou refuser la publicité ciblée au moyen d’outils utilisés dans l’industrie comme le siteWeb : L’Alliance de la publicité numérique du Canada.

Comment bloquer les témoins

Vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur de manière à bloquer l’emmagasinage de témoins sur votre ordinateur ou appareil mobile. Le menu d’aide de votre navigateur devrait renfermer de l’information sur la gestion des paramètres relatifs aux témoins.

Pour bloquer les témoins quand vous utilisez les navigateurs installés sur votre appareil mobile, reportez-vous à la marche à suivre pour activer ou désactiver les témoins dans les applications Chrome et Safari. Veuillez toutefois prendre note que le fait de bloquer les témoins pourrait empêcher certaines pages de notre siteWeb ou certaines parties de notre application de s’afficher correctement. De plus, certaines fonctionnalités pourraient ne plus être offertes.

Liens vers d’autres sitesWeb ou services

Certains de nos services en ligne contiennent des liens vers des sitesWeb, des applications, des applications mobiles ou des plateformes ou services numériques de tiers («services de tiers»), ou vous permettent d’interagir avec des services de tiers qui ne sont pas gérés, tenus à jour ou contrôlés de quelque façon que ce soit parCIGWL. Nous n’assumons aucunement la responsabilité de ces services de tiers ou de leur contenu. Ainsi, ces liens ou fonctionnalités ne peuvent être interprétés comme une approbation par CIGWL ou tout tiers à l’égard des produits, des services, des conseils, des opinions ou de tout contenu qu’on y retrouve. Ces fonctionnalités et ces liens vers ces services qui ne sont ni mis à jour ni gérés par CIGWL ne sont fournis qu’à des fins de consultation.

NORMES EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Conseillers immobiliers GWL inc. («CIGWL», «nous», «nos» ou «notre») suit les principes clés en matière de protection des renseignements personnels énoncés ci-après lorsqu’elle recueille, utilise ou communique vos renseignements personnels. Pour les besoins des présentes Normes, par «renseignements personnels», on entend les renseignements sur une personne identifiable.

Les présentes Normes en matière de protection des renseignements personnels, ainsi que nos autres politiques et procédures, vous sont toujours accessibles. Ces Normes peuvent être modifiées ou mises à jour périodiquement, et ces changements seront intégrés à notre siteWeb et pourront être téléchargés. Consultez le site régulièrement pour vous tenir au courant des changements que nous apportons.

Obligation de rendre des comptes

À CIGWL, nous sommes responsables de tous les renseignements personnels dont nous avons la gestion, y compris les renseignements personnels qui sont communiqués à un prestataire de services qui effectue des services pour CIGWL ou en son nom. Nous avons établi les présentes Normes en matière de protection des renseignements personnels afin d’assurer la sécurité de vos renseignements personnels.

Qui est responsable?

Nos administrateurs, dirigeants, employés, représentants détenteurs de permis et toute autre personne ou organisation agissant pour CIGWL ou en son nom sont responsables de la protection de vos renseignements personnels.

Les renseignements personnels sont tenus à jour sur nos serveurs ou ceux de nos prestataires de services et sont accessibles aux employés, représentants et agents autorisés qui ont besoin d’y accéder aux fins décrites dans la présente Déclaration en matière de protection des renseignements personnels.

L’agent de la protection des renseignements personnels de CIGWL supervise le respect des Normes en matière de protection des renseignements personnels.

Nos prestataires de services sont tenus de protéger adéquatement vos renseignements personnels, d’une façon qui soit conforme à nos Normes en matière de protection des renseignements personnels et aux lois applicables.

Les prestataires de services ne peuvent recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels que conformément aux fins autorisées.

Les renseignements personnels pourraient être communiqués à des responsables de l’application des lois et à d’autres autorités appropriées si cela est permis ou requis par la loi, que ce soit au Canada ou à l’étranger.

Détermination des fins

Nous déterminerons les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis avant la collecte de ces renseignements ou au moment de celle-ci.

Consentement

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement aux fins déterminées, ou comme la loi le permet ou l’exige.

Nous pouvons obtenir votre consentement de différentes façons. Il peut être exprimé par écrit ou être implicite, fourni verbalement, électroniquement ou par l’intermédiaire d’un représentant autorisé. Dans certains cas, nous pourrions nous fier à un tiers pour obtenir le consentement pour nous (parexemple, votre employeur).

Sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, votre consentement peut être retiré en tout temps; toutefois, le retrait de votre consentement peut avoir une incidence sur notre capacité de continuer à vous fournir les services que vous avez demandés. Vous pouvez retirer votre consentement en communiquant par écrit avec l’agent de la protection des renseignements personnels de CIGWL, dont les coordonnées se trouvent plus loin dans le présent document.

Si vous l’avez déjà donné, vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation de votre NAS à des fins d’identification et de tenue de dossiers.

Limite de la collecte

Nous ne pouvons recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées.

Renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet

Les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet peuvent inclure:

• Les renseignements d’identification, p.ex. nom, adresse résidentielle ou commerciale, numéro de téléphone et adresse courriel, les renseignements du véhicule, ou d’autres renseignements d’identification;
• Les renseignements sur le lieu de travail, comme le nom de l’employeur et le lieu de travail;
• Les coordonnées en cas d’urgence (pour vous ou la personne désignée en tant que personne à joindre), comme le nom, l’adresse et le numéro de téléphone;
• Les renseignements soumis relativement à une proposition d’emploi, y compris les compétences, l’expérience professionnelle et la formation suivie;
• Les renseignements médicaux, comme la mobilité ou d’autres exigences en cas d’urgence;
• Les renseignements que nous recueillons au moyen de systèmes de sécurité ou d’autres systèmes de l’immeuble, comme les caméras de surveillance vidéo, les outils de dénombrement des personnes, les systèmes de cartes d’accès, les systèmes de réservation de commodités, de locaux et d’ascenseurs, les portails des locataires, les applications mobiles, les offres numériques et les systèmes et outils similaires;
• Les renseignements que nous recueillons dans le cadre d’événements, notamment des photographies et des vidéos.

De plus, nous pourrions recueillir d’autres renseignements tels que décrits au moment de la collecte ou au moyen d’un avis distinct relatif à la protection des renseignements personnels (parexemple, notre Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne).

Comment nous recueillons vos renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous recueillons sont obtenus directement auprès de vous ou de votre représentant autorisé, ou indirectement, parexemple, auprès de votre employeur ou au moyen de nos systèmes et de nos outils. Nous pourrions également recueillir vos renseignements personnels auprès d’agences d’évaluation du crédit, d’employeurs, de références personnelles ou d’autres tiers qui ont le droit de divulguer de l’information. De plus, lorsque vous consultez nos services en ligne, nous pourrions recueillir certains renseignements par des moyens automatisés. Nous faisons la collecte de données quand vous interagissez avec nos sitesWeb, nos applications et d’autres services en ligne, comme il est indiqué dans notre Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne.

Exemples de façons dont nous pourrions utiliser vos renseignements personnels

CIGWL recueille des renseignements personnels pour gérer des propriétés au nom de locateurs et de propriétaires d’immeubles. Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent notamment être utilisés aux fins suivantes:

• Vous fournir les services et les produits de CIGWL;
• Effectuer des examens en matière de connaissance du client et des contrôles connexes relativement à une demande de location commerciale;
• Traiter les paiements;
• Répondre à vos questions, à vos commentaires ou à vos demandes de renseignements;
• Vous transmettre les communiqués que vous avez choisi de recevoir;
• Administrer et faire appliquer la convention de location commerciale et toutes les conventions connexes;
• Répondre à vos besoins spéciaux, p.ex. besoins lors d’une évacuation d’urgence;
• Faire respecter nos ententes avec vous, comme les ententes de location d’une place de stationnement ou les adhésions à des commodités;
• Créer, tenir à jour ou administrer votre compte pour les services en ligne;
• Personnaliser votre expérience à l’égard des services en ligne;
• Aider à cibler les problèmes techniques à l’égard des services en ligne;
• Administrer les services en ligne;
• Assurer la gestion et l’analyse des données;
• Respecter les obligations légales ou les exigences réglementaires;
• Gérer les vidéosurveillances, les cartes d’accès et d’autres renseignements à des fins de sécurité générale, y compris la prévention d’activités interdites ou illégales potentielles;
• Déclarer des incidents ou des situations d’urgence, y compris les vidéos et d’autres moyens de surveillance aux fins d’enquêtes, d’assurance et de gestion d’autres risques;
• Faire du recrutement, y compris l’utilisation d’un curriculum vitae et de références personnelles fournies dans les demandes d’emploi et les formulaires d’emploi;
• Optimiser et améliorer le service à la clientèle et effectuer des analyses statistiques;
• Faire respecter les conditions d’utilisation du siteWeb;
• Faire le marketing et la promotion de nos immeubles, de nos commodités, de nos services et de nos activités en général;
• Communiquer avec vous et administrer votre participation dans les sondages, les concours, les événements, les programmes et les offres promotionnelles;
• Protéger nos intérêts dans des poursuites au civil ou des poursuites liées à des activités criminelles ou frauduleuses ou à de fausses déclarations;
• Évaluer, effectuer ou administrer l’achat, la vente, la réorganisation ou le financement de tout ou d’une partie de nos activités ou de nos actifs.

Nous pourrions utiliser des renseignements personnels à d’autres fins qui vous sont signalées au moment de la collecte ou dans un avis distinct sur la protection des renseignements personnels (parexemple, notre Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne). Nous pourrions vous demander votre numéro d’assurance sociale (NAS) là où la loi l’exige aux fins de déclaration de revenus.

Communication et conservation

Nous ne conserverons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins déterminées et conformément à nos politiques et aux lois applicables.

Nous pourrions transmettre vos renseignements personnels à d’autres entreprises ou personnes aux fins décrites ci-dessous d’une autre manière au moment où ils sont recueillis.

• Des agences d’évaluation du crédit pour évaluer votre demande de location;
• Des institutions financières et des entités de traitement des paiements dans le but de traiter des paiements;
• Des organismes d’application de la loi ou des organismes gouvernementaux, dans la mesure requise ou permise par la loi;
• Nos filiales et nos sociétés affiliées pour effectuer leurs fonctions à titre de prestataires de services ou de propriétaires d’immeubles;
• Un propriétaire d’une propriété gérée par CIGWL ou un locateur pour des fins de gestion de location commerciale, et pour fournir des analyses statistiques et des rapports;
• Des tiers exploitants de commodités ou d’installations situées dans les immeubles que nous gérons ou autrement associés à ceux-ci à des fins de gestion et d’exploitation de ces commodités ou installations;
• Des prêteurs ou des acheteurs potentiels et leurs représentants, pourvu que les acheteurs aient signé une entente de confidentialité;
• D’autres tiers avec votre consentement.

Nous pourrions travailler avec des prestataires de services à l’extérieur du Canada ou de votre province de résidence. Vos renseignements personnels seront alors assujettis aux lois qui s’appliquent dans ces territoires de compétence, y compris les lois sur l’accès à l’information.

Nous pourrions utiliser ou divulguer vos renseignements personnels dans le cadre d’une enquête ou d’une poursuite civile ou criminelle, ou encore pour déceler ou prévenir toute activité illégale ou non autorisée, y compris la fraude ou la violation d’un accord, ou faire enquête sur de telles activités.

De plus, nous pourrions divulguer vos renseignements, ycompris vos renseignements personnels, dans le cas où nous vendons ou transférons une partie ou la totalité de notre entreprise ou de nos actifs. Parexemple, dans le cas d’une réorganisation de l’entreprise, d’une fusion ou d’un regroupement avec une autre entité, d’une dissolution ou d’une liquidation. Vos renseignements pourraient également être transférés à un directeur d’immeuble remplaçant désigné par le locateur ou le propriétaire de votre immeuble.

Nous pourrions également divulguer vos renseignements personnels à des fins supplémentaires qui peuvent être déterminées avant la collecte ou la divulgation des renseignements, conformément à un avis particulier sur la protection des renseignements personnels (parexemple, notre Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne), ou au moment de celles-ci, ou à de nouvelles fins auxquelles vous avez consenti. Nous pourrions divulguer des renseignements personnels lorsque la loi l’exige.

CIGWL utilise la vidéosurveillance pour contrer la criminalité et assurer la sécurité de nos résidents ainsi que de nos employés, travailleurs et visiteurs. Les caméras de sécurité sont placées exclusivement dans les aires communes de la propriété. Lorsqu’un crime survient, nous utilisons la vidéo et la transmettons à la police pour l’aider dans son enquête, et nous pourrions également transmettre la vidéo à un locataire commercial. Dans certains immeubles, les travailleurs peuvent avoir accès à certaines caméras de surveillance au moyen d’applications mobiles ou d’autres outils numériques. Dans certains immeubles, la vidéosurveillance est également utilisée pour gérer l’entrée dans les stationnements. Les employés et prestataires de services de CIGWL peuvent avoir accès à certaines caméras au moyen d’applications mobiles ou d’autres outils numériques.

Toute question concernant la vidéosurveillance doit être soumise à l’agent de la protection des renseignements personnels de CIGWL aux coordonnées fournies à la fin de la présente déclaration.

Exactitude

Nous reconnaissons l’importance de nous assurer que vos renseignements personnels sont exacts et à jour.

Nous comptons sur vous pour nous fournir des renseignements exacts et pour communiquer avec nous au sujet de tout changement apporté à vos renseignements personnels. Vous avez le droit de nous demander de modifier ou de corriger les renseignements que nous avons recueillis à votre sujet. Si vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires.

Mesures de protection

Nous prenons la protection de vos renseignements personnels au sérieux. Nous utilisons des mesures de protection physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre la perte et contre l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés.

Comment nous protégeons vos renseignements personnels

Tous nos employés reçoivent une formation annuelle sur la sécurité de l’information, la protection des renseignements personnels et le code de conduite.

Nous avons des normes de sécurité pour protéger nos systèmes contre l’accès et l’utilisation non autorisés. Nos prestataires de services sont tenus de protéger leurs systèmes contre tout accès non autorisé et d’appliquer des normes de sécurité au moins équivalentes aux nôtres. Nos prestataires de services sont également tenus par contrat de protéger vos renseignements personnels et de les utiliser uniquement aux fins autorisées parCIGWL.

Transparence

Les présentes Normes en matière de protection des renseignements personnels, ainsi que d’autres politiques et procédures, vous sont toujours accessibles. Veuillez communiquer avec nous si vous ne pouvez pas accéder à notre siteWeb ou si vous avez besoin de documents dans un autre format.

Sur présentation d’une demande écrite, nous répondrons aux questions portant sur nos pratiques à l’égard de la gestion des renseignements personnels. Vous pouvez communiquer avec l’agent de la protection des renseignements personnels de CIGWL pour toute demande de renseignements ou plainte.

Accès individuel, correction et suppression

Sur présentation d’une demande écrite, nous vous fournirons des précisions concernant vos renseignements personnels, notamment des renseignements que nous avons à votre sujet et la façon dont ils ont été utilisés et communiqués, sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi. Vous pouvez aussi nous demander de corriger certains de vos renseignements personnels. Si des renseignements personnels sont effectivement erronés, nous ferons les mises à jour nécessaires. Dans certaines circonstances, vous pourriez également avoir le droit de demander la suppression de vos renseignements personnels.

Afin de protéger vos renseignements personnels, toutes les demandes d’accès, de correction ou de suppression doivent nous être présentées par écrit aux coordonnées ci-dessous.

Vous avez des préoccupations, des demandes de renseignements ou des requêtes?

Veuillez acheminer toute question, demande de renseignements ou requête à cet égard à l’agent de la protection des renseignements personnels par la poste ou courrier électronique.

LIGNE DIRECTRICE RELATIVE AUX MÉDIAS SOCIAUX

Conseillers immobiliers GWL inc. («CIGWL», «nous», «nos» ou «notre») est présente en ligne par l’intermédiaire des médias sociaux. Elle vous invite à exprimer vos commentaires et pensées au moyen de ses plateformes.

À CIGWL, nous sommes déterminés à protéger vos renseignements personnels. Les prestataires des plateformes de médias sociaux utilisées par CIGWL ne sont pas affiliés à notre organisation. Pour cette raison, nous vous recommandons de faire preuve de prudence quand vous transmettez des renseignements personnels au moyen de ces plateformes. Les renseignements personnels dont vous nous faites part dans des messages privés sur nos plateformes de médias sociaux peuvent être communiqués à nos employés, à nos représentants et à nos tiers prestataires de services. Ces tiers prestataires de services pourraient avoir la responsabilité du traitement de nos comptes de médias sociaux, y compris donner suite à toute question ou situation que vous soulevez. Dans certains cas, ces personnes et ces prestataires de services pourraient se trouver à l’extérieur du Canada ou de votre province de résidence. Les renseignements personnels que vous transmettez pourraient donc être assujettis aux lois en matière d’accès en vigueur dans les territoires de compétence pertinents.

Le contenu que vous publiez dans nos plateformes de médias sociaux n’est pas privé; toute personne qui visite nos plateformes pourrait donc le voir. Quand vous transmettez des renseignements dans des publications ou des commentaires publics, vous reconnaissez et acceptez que ces renseignements ne sont pas confidentiels.

Aucun renseignement personnel ne devrait être publié dans nos plateformes de médias sociaux. CIGWL déconseille aussi de transmettre des renseignements personnels dans des messages privés par l’intermédiaire de nos médias sociaux.

CIGWL se réserve aussi le droit de supprimer ou de permettre de supprimer toute publication ou tout commentaire qui représente ou inclut:

• Des renseignements personnels de nature délicate à votre sujet ou au sujet d’une autre personne;
• Des attaques personnelles, des commentaires diffamatoires ou haineux ou des propos offensants;
• Des liens menant à un contenu qui renferme un virus;
• Des pourriels, des publicités, des sollicitations ou encore des liens qui mènent à des sites externes qui n’ont pas été préalablement autorisés parCIGWL;
• Du contenu qui, à notre connaissance, porte atteinte aux droits de propriété intellectuelle d’un tiers;
• Des termes, des sujets, des photos, des vidéos ou d’autres images susceptibles d’offenser d’autres membres de la communauté, y compris du contenu discriminatoire, insultant, grossier, abusif, blessant, diffamatoire ou menaçant ou qui contient des jurons (même sous forme tronquée ou abrégée) ou des discussions faisant état d’activités illicites.

CIGWL se réserve le droit de supprimer ou de modifier des éléments de la présente Ligne directrice relative aux médias sociaux ou d’en ajouter à celle-ci, et ce, en tout temps.

La confidentialité et la protection des renseignements personnels sont importantes. Si vous êtes un client de CIGWL ou un locataire, travailleur ou visiteur dans nos immeubles et que vous avez des questions spécifiques sur votre compte, votre bail ou votre location ou sur les services que nous fournissons, nous ne pouvons pas y répondre sur les médias sociaux, et ce, afin de protéger vos renseignements personnels. Nous vous demanderons de nous faire parvenir vos renseignements par courriel ou par d’autres moyens afin que nous puissions transmettre directement votre question au représentant approprié de CIGWL. Ce représentant communiquera ensuite avec vous directement.

Si vous êtes un employé, un associé ou une personne contractuelle de CIGWL et que vous utilisez les médias sociaux, veuillez faire preuve de transparence au sujet de votre emploi ou de votre association avec CIGWL et indiquez clairement que les opinions que vous exprimez sont bien les vôtres, et non celles deCIGWL.

Nous ne sanctionnons pas l’exactitude des renseignements, des opinions, des revendications et des conseils partagés par d’autres utilisateurs de réseaux sociaux, pas plus que nous en assumons la responsabilité. Veuillez faire preuve de discernement lorsque vous vous appuyez sur l’information ou les recommandations contenues dans ces messages.

CIGWL n’est pas affiliée à Twitter, LinkedIn et Instagram. De ce fait, nous ne sommes pas responsables des conditions d’utilisation de Twitter, de LinkedIn et d’Instagram ni de leurs politiques en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité, et nous n’assumons pas la responsabilité des publicités ni de tout autre matériel que Twitter, LinkedIn et Instagram affichent sur nos pages de médias sociaux. Nous n’avalisons pas de telles publicités ni de tels documents, et il en va de même pour toutes les opinions et recommandations ainsi que pour tout autre contenu, produit, conseil et renseignement présentés par Twitter, LinkedIn, Instagram ou d’autres tiers par l’entremise du site.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant les services ou les produits de CIGWL, vous pouvez trouver nos coordonnées dans notre siteWeb https://www.gwlrealtyadvisors.com/fr/contactez-nous/

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les pratiques de CIGWL en matière de protection des renseignements personnels, veuillez consulter nos Normes en matière de protection des renseignements personnels et notre Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne. Vous pouvez également communiquer avec nous par écrit:

PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L’EXTÉRIEUR DU CANADA

Prestataires de services au Canada et à l’extérieur du pays

Conseillers immobiliers GWL inc. («CIGWL», «nous», «nos» ou «notre») est une entreprise canadienne; la plupart de nos activités commerciales ont donc lieu au Canada. Toutefois, en vue de proposer à nos clients un service de grande qualité qui soit rentable, nous pourrions avoir recours à des prestataires de services pour nous aider. Nous choisissons nos prestataires de services avec le plus grand soin, étant donné notre engagement à fournir avec constance un niveau élevé de service et de qualité.

Nos prestataires de services peuvent être établis au Canada ou à l’étranger, utiliser des systèmes ou des logiciels de gestion des données situés au Canada ou à l’étranger ou avoir des employés qui travaillent au Canada ou à l’étranger, y compris dans une province canadienne, aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans l’Union européenne ou en Inde.

Les prestataires de services avec qui nous pouvons faire affaire peuvent inclure:

• Des prestataires de services liés à la technologie des bâtiments intelligents;
• Des prestataires de services liés au centre d’appels;
• Des prestataires de services liés à la technologie des immeubles;
• Des développeurs et des fournisseurs d’applications mobiles et de sitesWeb;
• Des entités de traitement des paiements;
• Des prestataires de services liés à des logiciels de gestion des immeubles et des actifs;
• Des prestataires de services liés aux locataires et aux résidents;
• Des prestataires de services liés à l’exploitation des immeubles;
• Des prestataires de services liés à l’exploitation des activités financières;
• Des prestataires de services de soutien en matière de recrutement et de ressources humaines.

Dans le cadre des affaires quotidiennes, les renseignements personnels qui vous concernent peuvent être recueillis ou communiqués à l’extérieur du Canada ou de votre province de résidence afin que nous ou nos prestataires de services autorisés puissions:

• Administrer votre demande ou votre location;
• Vous fournir divers services liés à votre location (p.ex. amélioration de votre expérience client, exploitation des bâtiments);
• Fournir des services en ligne;
• Traiter les paiements;
• Communiquer avec vous concernant vos questions ou demandes de renseignements au sujet de nos services.

Protection des renseignements personnels par les prestataires de services

Nos prestataires de services sont tenus de protéger adéquatement vos renseignements personnels, d’une façon qui soit conforme à nos Normes en matière de protection des renseignements personnels et à la législation applicable dans le territoire où ils exercent leurs activités.

Nous exigeons que nos prestataires de services recueillent, utilisent ou communiquent vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous avons autorisées.

Il est toujours possible que les renseignements personnels soient communiqués à des organismes d’application de la loi et à d’autres autorités appropriées lorsque cela est permis ou exigé par la loi, que ce soit au Canada ou à l’étranger.