Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne

Conseillers immobiliers GWL inc. (« CIGWL », « nous », « nos » ou « notre ») s’engage à respecter votre vie privée et la confidentialité des renseignements que nous recevons, conformément à la présente Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne et aux lois applicables.

La Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne s’applique aux sites Web, aux applications mobiles et aux autres services en ligne et numériques de CIGWL (comme les applications mobiles pour les locataires, les outils numériques et les portails) qui sont reliés à la présente Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne ou qui l’incorporent en y faisant référence (les « services en ligne »). Elle décrit comment nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels quand vous utilisez les services en ligne. Nos services en ligne peuvent vous fournir des renseignements supplémentaires sur la protection des renseignements personnels lorsque certaines fonctionnalités vous permettent de saisir des renseignements personnels ou demandent de les utiliser. Veuillez passer en revue ces renseignements avant d’utiliser ces fonctionnalités.

Les renseignements personnels sont des données sur des personnes identifiables.

Votre consentement

En utilisant les services en ligne, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne et avoir consenti à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels comme décrits dans le présent document. La présente déclaration peut être modifiée sans préavis. Nous vous recommandons donc de la consulter régulièrement.

La déclaration se veut un complément à notre Ligne directrice relative aux médias sociaux, à nos Normes en matière de protection des renseignements personnels et à toutes autres modalités ou ententes qui pourraient s’appliquer à votre relation avec nous.

Protection des renseignements personnels et confidentialité

Nous avons mis en place des mesures de sécurité pour protéger la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels. Toutefois, Internet n’est pas un média sécurisé permettant de garantir la protection des renseignements personnels et la confidentialité. La confidentialité de votre utilisation des services en ligne ne peut être garantie et vous reconnaissez qu’elle pourrait être accédée et manipulée par des tiers, ou divulguée à ces derniers. CIGWL ne peut être tenue responsable envers qui que ce soit des dommages pouvant survenir par suite d’une atteinte à la protection des renseignements personnels, à la confidentialité ou à la sécurité.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Certains services en ligne peuvent vous demander de fournir des renseignements personnels ou encore nécessiter la collecte de renseignements personnels. Les renseignements personnels recueillis dépendront des caractéristiques et des fonctionnalités des services en ligne que vous utilisez, mais pourraient comprendre les suivants :

  • Renseignements relatifs à l’inscription. Pour les services en ligne auxquels vous devez vous inscrire, nous pourrions vous demander de nous indiquer votre nom, le nom et l’emplacement de votre employeur, votre numéro de téléphone au travail et votre adresse courriel de travail. Nous comparerons ces renseignements à ceux recueillis auprès de votre employeur afin de vérifier votre admissibilité aux services en ligne. Nous vous demanderons également de créer un nom d’utilisateur et un mot de passe. Pour certains types de services, nous pourrions demander votre numéro de téléphone cellulaire (par exemple, pour vous envoyer des codes de vérification). Nous utilisons les renseignements que nous recueillons pour confirmer votre identité lorsque vous vous inscrivez aux services en ligne ou lorsque vous y ouvrez une session. Nous utilisons également ces renseignements pour vous fournir les services en ligne que vous demandez, pour vous offrir un soutien technique, pour répondre à vos demandes, demandes de renseignements ou plaintes et pour vous fournir des renseignements sur les services en ligne (comme des avis de mise à jour des modalités d’utilisation des services en ligne).
  • Renseignements recueillis au moyen des systèmes de l’immeuble. Nous pourrions également recueillir des renseignements personnels par l’intermédiaire de systèmes de l’immeuble qui sont reliés aux services en ligne, comme des caméras de surveillance, des systèmes de dénombrement des personnes, des systèmes de cartes d’accès, des systèmes de réservation de salles, d’ascenseurs ou de commodités, ainsi que des systèmes de chauffage, de refroidissement et d’éclairage. Ces renseignements peuvent comprendre votre photo (p. ex., la photo de votre carte d’accès), la date, l’heure et l’endroit de l’utilisation de la carte d’accès, des vidéos prises à partir de caméras de surveillance, l’emplacement, la date, l’heure et la durée de la réservation d’une salle, d’un ascenseur ou de commodités, et la température et les paramètres d’éclairage que vous préférez. Si vous planifiez une rencontre, nous pourrions recueillir les adresses courriel des participants afin de leur envoyer une invitation.
  • Renseignements sur votre utilisation des services en ligne. Nous recueillons des renseignements sur votre utilisation des services en ligne auxquels vous choisissez d’avoir recours, notamment la date et l’heure d’accès, la durée d’utilisation, les mesures prises, les fonctionnalités utilisées et si vous cliquez sur les liens vers des services de tiers accessibles à partir des services en ligne. Nous utilisons ces renseignements pour fournir les services en ligne. Nous pourrions également utiliser ces renseignements pour générer des statistiques agrégées afin d’effectuer des analyses et nous aider à améliorer les services en ligne. Par exemple, nous pourrions utiliser ces renseignements pour comprendre quels services en ligne sont les plus prisés ou fournir des renseignements aux utilisateurs sur les moments où certaines commodités sont réservées ou devraient être occupées afin qu’ils puissent planifier leur utilisation des services en conséquence.
  • Renseignements sur l’emplacement. Certains services en ligne offrent des fonctionnalités fondées sur l’emplacement, comme les GPS, les cartes et les cartes d’accès, ainsi que les systèmes de réservation d’ascenseurs. Afin que vous puissiez utiliser ces services, nous recueillerons des renseignements sur votre emplacement ou l’emplacement de votre appareil. Vous pourriez être invité à saisir ces renseignements manuellement ou à permettre à votre appareil de nous les transmettre.
  • Calendrier et contacts. Nous pourrions offrir des services en ligne qui vous permettent d’intégrer votre calendrier ou votre carnet d’adresses au service en ligne (par exemple, pour faciliter la réservation de salles de réunion et les invitations). Si vous choisissez d’utiliser ces intégrations, nous pourrions recueillir des renseignements dans votre calendrier ou votre carnet d’adresses afin de fournir les services en ligne.
  • Achats. Si vous choisissez d’effectuer un paiement à partir des services en ligne, vous devrez fournir des renseignements sur votre carte de paiement et des renseignements sur la facturation afin que l’opération soit traitée. Les renseignements sur les cartes de paiement sont traités par notre prestataire de services tiers et nous ne les conservons pas.
  • Bons de commande. Si vous soumettez un bon de commande à partir des services en ligne, nous utiliserons les renseignements que vous nous fournirez pour traiter votre bon de commande et communiquer avec vous à cet égard. Dans certaines circonstances, vous pourriez également devoir fournir une signature.
  • Publications des utilisateurs. Les services en ligne peuvent comprendre des fonctions qui vous permettent de publier ou de partager du contenu avec d’autres utilisateurs. Veuillez noter que toute information ou image que vous publiez ou partagez à ces endroits est accessible au public et peut être accessible à toute personne. Nous ne pouvons pas contrôler ce que les autres font de ce contenu. Par conséquent, vous ne devez pas utiliser ces fonctionnalités pour communiquer des renseignements personnels et vous devez faire preuve de prudence et de jugement lorsque vous affichez du contenu de cette façon.
  • Communications. Nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons pour communiquer avec vous à l’égard des services en ligne, notamment par courriel, au moyen de notifications dans l’application ou de notifications automatiques. Si vous nous envoyez un courriel ou communiquez avec nous au moyen des services en ligne, nous utiliserons les renseignements personnels que vous aurez choisi de nous fournir pour vous répondre.
  • Nom d’utilisateur ou mot de passe oublié. Si vous oubliez votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe, il est possible que vous puissiez les récupérer en utilisant la fonction Nom d’utilisateur ou mot de passe oublié, là où elle est offerte. Pour confirmer votre identité, nous pourrions comparer les renseignements que vous avez saisis aux renseignements recueillis pendant votre inscription.
  • Sondages, concours et promotions. À l’occasion, nous pourrions demander des commentaires sur nos services en ligne ou d’autres services, ou encore offrir des tirages au sort ou d’autres promotions. Si vous décidez de nous faire part de vos commentaires, de vos suggestions ou de votre opinion, ou de participer à nos concours ou promotions, nous utiliserons les renseignements personnels que vous nous fournirez pour améliorer nos services en ligne et d’autres services et administrer les concours ou promotions.
  • Marketing. Avec votre consentement, il se peut que nous utilisions vos renseignements personnels pour vous envoyer des renseignements au sujet de CIGWL et ses sociétés affiliées, y compris des renseignements sur les produits, les services, les offres et les événements. Nous pourrions également mener des campagnes de promotion ou d’autres campagnes à l’occasion. Si vous décidez de participer, nous recueillerons et utiliserons vos renseignements personnels pour administrer la promotion ou la campagne.

En plus des utilisations décrites précédemment, nous pourrions également utiliser les renseignements personnels que nous recueillons aux fins décrites dans nos Normes en matière de protection des renseignements personnels.

Partage des renseignements personnels

Nos services en ligne sont mis à la disposition de nos locataires commerciaux et de leurs travailleurs. Nous pourrions communiquer à nos locataires commerciaux de l’information sur la façon dont leurs employés utilisent nos services en ligne et interagissent avec eux. Dans la plupart des cas, les renseignements que nous transmettons à nos locataires commerciaux seront regroupés (p. ex., le nombre de travailleurs ayant installé ou utilisé une application mobile sur le lieu de travail). Toutefois, dans certaines circonstances, nous pourrions communiquer des renseignements permettant d’identifier une personne. Par exemple, nous pourrions transmettre des renseignements provenant d’une carte d’accès à un locataire en cas d’incident lié à la sécurité, afin de surveiller la conformité aux politiques du milieu de travail ou aux ordres du gouvernement et leur application, ou dans des situations liées à la santé, à la sécurité ou à la protection des personnes ou des biens. Nous pourrions également échanger des renseignements personnels avec des locataires afin d’administrer l’accès d’un utilisateur aux services en ligne ou la résiliation de ceux-ci.

Certains de nos services en ligne peuvent comprendre le partage de renseignements personnels avec d’autres utilisateurs. Par exemple, pour faciliter la tâche des utilisateurs, nous pourrions fournir un flux vidéo en direct de certains espaces publics afin de permettre aux locataires de choisir le moment approprié pour utiliser l’espace. Nous pourrions également fournir des pages ou des fonctionnalités communautaires qui permettent aux utilisateurs de communiquer de l’information entre eux. Vous ne devez pas transmettre de renseignements personnels de nature délicate au moyen de ces pages ou fonctionnalités communautaires. 

Nous avons recours à des prestataires de services pour exécuter certaines fonctions ou fournir ou soutenir certains services en ligne en notre nom, comme les services logiciels, l’hébergement et le traitement des données, l’analyse, le traitement des paiements, le soutien technique et à la clientèle et d’autres services semblables. Ces prestataires de services accéderont aux renseignements personnels, les stockeront et les traiteront, au besoin, pour fournir ces services en notre nom.

Nous pourrions également communiquer des données anonymes ou regroupées à des tiers, y compris à nos prestataires de services et à nos sociétés affiliées.

De plus, nous pourrions communiquer des renseignements personnels vous concernant conformément à nos Normes en matière de protection des renseignements personnels.

Sécurité du courrier électronique

Il est impossible de garantir la sécurité des communications par courrier électronique. Les renseignements de nature délicate (y compris les renseignements personnels, comme votre numéro d’assurance sociale [NAS] ou votre date de naissance) ne doivent pas nous être envoyés par courriel. Veuillez utiliser un autre moyen de communication si vous désirez transmettre des renseignements personnels ou confidentiels à notre attention ou à celle d’un tiers.

Renseignements recueillis automatiquement

Nous utilisons des témoins et d’autres technologies, comme des pixels espions, pour recueillir des renseignements automatiquement lorsque vous utilisez nos services en ligne. Les « témoins » (cookies) sont de petits éléments d’information que les sites Web emmagasinent dans votre navigateur. Ces fichiers de données renferment des renseignements dont le site Web peut se servir pour mémoriser et organiser les pages que vous avez consultées, se souvenir de vos préférences et de vos paramètres et pour regrouper de l’information. Certaines de nos applications Web font appel à cette technologie pour mesurer l’activité dans le site Web et adapter les renseignements à vos intérêts personnels. CIGWL a recours à des témoins de « session » et à des témoins « persistants »; nous sommes ainsi en mesure de vous offrir une navigation Web de qualité supérieure, qui est à la fois rapide, sécurisée et personnalisée. Vous pouvez configurer votre navigateur Web afin de bloquer les témoins, mais ceci pourrait nuire à certaines fonctions du site Web. Les pixels espions sont aussi appelés « pixels invisibles ». Intégrés dans une page Web, ils ne sont normalement pas visibles pour vous. Ils sont utilisés en bonne partie aux mêmes fins que les témoins. Ils permettent à la CIGWL ou aux agents agissant en notre nom de compiler des statistiques agrégées sur les habitudes d’utilisation du site Web, notamment le nombre de fois où un lien ou une page ont été consultés.

Types de données recueillies

CIGWL et nos prestataires de services recueillent des données au moyen de témoins et de technologies semblables lorsque vous interagissez avec nos sites Web, nos applications et d’autres services en ligne. Les données que nous recueillons incluent : votre adresse IP; le numéro d’identification de votre appareil ou d’autres identificateurs uniques; le nom de votre fournisseur de services Internet; le modèle de votre appareil; le type de navigateur; les paramètres de l’appareil; de l’information sur la manière dont les visiteurs explorent nos services en ligne et sur le nombre de visiteurs nouveaux et récurrents, les pages de notre site Web qu’ils ont visitées, la date, l’heure et la durée de leurs visites et l’adresse URL de renvoi; et de l’information sur l’appareil et le navigateur utilisés ainsi que d’autres précisions similaires.

À qui les données sont transmises

Nous avons recours à des outils d’analytique Web dans nos services en ligne, ce qui comprend notre site Web et nos applications mobiles (Google Analytics et Adobe Analytics). Des outils de publicité nous sont fournis par des partenaires publicitaires (comme Google, Facebook, LinkedIn et Twitter). Les pixels invisibles publicitaires intégrés dans notre site Web sont déployés avec Adobe Tag Manager.

Nous transmettons l’information relative au site Web recueillie à l’aide des témoins à ces partenaires ou à d’autres agents afin d’analyser les activités en ligne qui sont effectuées dans nos services en ligne ou qui sont consécutives à des publicités en ligne.

L’information colligée par ces outils de suivi en ligne peut être combinée avec vos renseignements personnels si vous avez entré votre identificateur d’accès et votre mot de passe ou si vous nous l’avez fournie par l’intermédiaire de votre témoin persistant.

Comment refuser la publicité ciblée

Vous avez le choix de ne pas permettre l’utilisation de votre information à des fins de publicité ciblée. Pour ce faire, vous pouvez : désactiver les publicités personnalisées dans les paramètres de Facebook, de LinkedIn ou de Twitter; désactiver les témoins; refuser les publicités (les utilisateurs canadiens peuvent aussi refuser la publicité ciblée en passant par le site Web : L’Alliance de la publicité numérique du Canada); ou utiliser le mode de navigation privée dans votre navigateur Web.

Comment bloquer les témoins

Vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur de manière à bloquer l’emmagasinage de témoins sur votre ordinateur ou appareil mobile. Le menu d’aide de votre navigateur devrait renfermer de l’information sur la gestion des paramètres relatifs aux témoins.

Pour bloquer les témoins quand vous utilisez les navigateurs installés sur votre appareil mobile, reportez-vous à la marche à suivre pour activer ou désactiver les témoins dans les applications Chrome et Safari. Veuillez toutefois prendre note que le fait de bloquer les témoins pourrait empêcher certaines pages de notre site Web ou certaines parties de notre application de s’afficher correctement. De plus, certaines fonctionnalités pourraient ne plus être offertes.

Liens vers d’autres sites Web ou services

Certains de nos services en ligne contiennent des liens vers des sites Web, des applications, des applications mobiles ou des plateformes ou services numériques de tiers (« services de tiers »), ou vous permettent d’interagir avec des services de tiers qui ne sont pas gérés, tenus à jour ou contrôlés de quelque façon que ce soit par CIGWL. Nous n’assumons aucunement la responsabilité de ces services de tiers ou de leur contenu. Ainsi, ces liens ou fonctionnalités ne peuvent être interprétés comme une approbation par CIGWL ou tout tiers à l’égard des produits, des services, des conseils, des opinions ou de tout contenu qu’on y retrouve. Ces fonctionnalités et ces liens vers ces services qui ne sont ni mis à jour ni gérés par CIGWL ne sont fournis qu’à des fins de consultation.

 

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Révisé en septembre 2022