Normes en matière de protection des renseignements personnels

Conseillers immobiliers GWL inc. (« CIGWL », « nous », « nos » ou « notre ») suit les principes clés en matière de protection des renseignements personnels énoncés ci-après lorsqu’elle recueille, utilise ou communique vos renseignements personnels. Pour les besoins des présentes Normes, par « renseignements personnels », on entend les renseignements sur une personne identifiable.

Les présentes Normes en matière de protection des renseignements personnels, ainsi que nos autres politiques et procédures, vous sont toujours accessibles. Ces Normes peuvent être modifiées ou mises à jour périodiquement, et ces changements seront intégrés à notre site Web et pourront être téléchargés. Consultez le site régulièrement pour vous tenir au courant des changements que nous apportons. 

Obligation de rendre des comptes

À CIGWL, nous sommes responsables de tous les renseignements personnels dont nous avons la gestion, y compris les renseignements personnels qui sont communiqués à un prestataire de services qui effectue des services pour CIGWL ou en son nom. Nous avons établi les présentes Normes en matière de protection des renseignements personnels afin d’assurer la sécurité de vos renseignements personnels.

Qui est responsable?

Nos administrateurs, dirigeants, employés, représentants détenteurs de permis et toute autre personne ou organisation agissant pour CIGWL ou en son nom sont responsables de la protection de vos renseignements personnels.

Les renseignements personnels sont tenus à jour sur nos serveurs ou ceux de nos prestataires de services et sont accessibles aux employés, représentants et agents autorisés qui ont besoin d’y accéder aux fins décrites dans la présente Déclaration en matière de protection des renseignements personnels.

L’agent de la protection des renseignements personnels de CIGWL supervise le respect des Normes en matière de protection des renseignements personnels.

Nos prestataires de services sont tenus de protéger adéquatement vos renseignements personnels, d’une façon qui soit conforme à nos Normes en matière de protection des renseignements personnels et aux lois applicables.

Les prestataires de services ne peuvent recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels que conformément aux fins autorisées.

Les renseignements personnels pourraient être communiqués à des responsables de l’application des lois et à d’autres autorités appropriées si cela est permis ou requis par la loi, que ce soit au Canada ou à l’étranger.

Détermination des fins

Nous déterminerons les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis avant la collecte de ces renseignements ou au moment de celle-ci.

Consentement

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement aux fins déterminées, ou comme la loi le permet ou l’exige.

Nous pouvons obtenir votre consentement de différentes façons. Il peut être exprimé par écrit ou être implicite, fourni verbalement, électroniquement ou par l’intermédiaire d’un représentant autorisé. Dans certains cas, nous pourrions nous fier à un tiers pour obtenir le consentement pour nous (par exemple, votre employeur).

Sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, votre consentement peut être retiré en tout temps; toutefois, le retrait de votre consentement peut avoir une incidence sur notre capacité de continuer à vous fournir les services que vous avez demandés. Vous pouvez retirer votre consentement en communiquant par écrit avec l’agent de la protection des renseignements personnels de CIGWL, dont les coordonnées se trouvent plus loin dans le présent document.

Si vous l’avez déjà donné, vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation de votre NAS à des fins d’identification et de tenue de dossiers.

Limite de la collecte

Nous ne pouvons recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées.

Renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet

Les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet peuvent inclure :

  • Les renseignements d’identification, p. ex. nom, adresse résidentielle ou commerciale, numéro de téléphone et adresse courriel, les renseignements du véhicule, ou d’autres renseignements d’identification;
  • Les renseignements sur le lieu de travail, comme le nom de l’employeur et le lieu de travail;
  • Les coordonnées en cas d’urgence (pour vous ou la personne désignée en tant que personne à joindre), comme le nom, l’adresse et le numéro de téléphone;
  • Les renseignements soumis relativement à une proposition d’emploi, y compris les compétences, l’expérience professionnelle et la formation suivie;
  • Les renseignements médicaux, comme la mobilité ou d’autres exigences en cas d’urgence;
  • Les renseignements que nous recueillons au moyen de systèmes de sécurité ou d’autres systèmes de l’immeuble, comme les caméras de surveillance vidéo, les outils de dénombrement des personnes, les systèmes de cartes d’accès, les systèmes de réservation de commodités, de locaux et d’ascenseurs, les portails des locataires, les applications mobiles, les offres numériques et les systèmes et outils similaires;
  • Les renseignements que nous recueillons dans le cadre d’événements, notamment des photographies et des vidéos.

De plus, nous pourrions recueillir d’autres renseignements tels que décrits au moment de la collecte ou au moyen d’un avis distinct relatif à la protection des renseignements personnels (par exemple, notre Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne).

Comment nous recueillons vos renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous recueillons sont obtenus directement auprès de vous ou de votre représentant autorisé, ou indirectement, par exemple, auprès de votre employeur ou au moyen de nos systèmes et de nos outils. Nous pourrions également recueillir vos renseignements personnels auprès d’agences d’évaluation du crédit, d’employeurs, de références personnelles ou d’autres tiers qui ont le droit de divulguer de l’information. De plus, lorsque vous consultez nos services en ligne, nous pourrions recueillir certains renseignements par des moyens automatisés. Nous faisons la collecte de données quand vous interagissez avec nos sites Web, nos applications et d’autres services en ligne, comme il est indiqué dans notre Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne.

Exemples de façons dont nous pourrions utiliser vos renseignements personnels

CIGWL recueille des renseignements personnels pour gérer des propriétés au nom de locateurs et de propriétaires d’immeubles. Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent notamment être utilisés aux fins suivantes :

  • Vous fournir les services et les produits de CIGWL;
  • Effectuer des examens en matière de connaissance du client et des contrôles connexes relativement à une demande de location commerciale;
  • Traiter les paiements;
  • Répondre à vos questions, à vos commentaires ou à vos demandes de renseignements;
  • Vous transmettre les communiqués que vous avez choisi de recevoir;
  • Administrer et faire appliquer la convention de location commerciale et toutes les conventions connexes;
  • Répondre à vos besoins spéciaux, p. ex. besoins lors d’une évacuation d’urgence;
  • Faire respecter nos ententes avec vous, comme les ententes de location d’une place de stationnement ou les adhésions à des commodités;
  • Créer, tenir à jour ou administrer votre compte pour les services en ligne;
  • Personnaliser votre expérience à l’égard des services en ligne;
  • Aider à cibler les problèmes techniques à l’égard des services en ligne;
  • Administrer les services en ligne;
  • Assurer la gestion et l’analyse des données;
  • Respecter les obligations légales ou les exigences réglementaires;
  • Gérer les vidéosurveillances, les cartes d’accès et d’autres renseignements à des fins de sécurité générale, y compris la prévention d’activités interdites ou illégales potentielles;
  • Déclarer des incidents ou des situations d’urgence, y compris les vidéos et d’autres moyens de surveillance aux fins d’enquêtes, d’assurance et de gestion d’autres risques;
  • Faire du recrutement, y compris l’utilisation d’un curriculum vitae et de références personnelles fournies dans les demandes d’emploi et les formulaires d’emploi;
  • Optimiser et améliorer le service à la clientèle et effectuer des analyses statistiques;
  • Faire respecter les conditions d’utilisation du site Web;
  • Faire le marketing et la promotion de nos immeubles, de nos commodités, de nos services et de nos activités en général;
  • Communiquer avec vous et administrer votre participation dans les sondages, les concours, les événements, les programmes et les offres promotionnelles;
  • Protéger nos intérêts dans des poursuites au civil ou des poursuites liées à des activités criminelles ou frauduleuses ou à de fausses déclarations;
  • Évaluer, effectuer ou administrer l’achat, la vente, la réorganisation ou le financement de tout ou d’une partie de nos activités ou de nos actifs.

Nous pourrions utiliser des renseignements personnels à d’autres fins qui vous sont signalées au moment de la collecte ou dans un avis distinct sur la protection des renseignements personnels (par exemple, notre Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne). Nous pourrions vous demander votre numéro d’assurance sociale (NAS) là où la loi l’exige aux fins de déclaration de revenus.

Communication et conservation

Nous ne conserverons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins déterminées et conformément à nos politiques et aux lois applicables.

Nous pourrions transmettre vos renseignements personnels à d’autres entreprises ou personnes aux fins décrites ci-dessous d’une autre manière au moment où ils sont recueillis.

  • Des agences d’évaluation du crédit pour évaluer votre demande de location;
  • Des institutions financières et des entités de traitement des paiements dans le but de traiter des paiements;
  • Des organismes d’application de la loi ou des organismes gouvernementaux, dans la mesure requise ou permise par la loi;
  • Nos filiales et nos sociétés affiliées pour effectuer leurs fonctions à titre de prestataires de services ou de propriétaires d’immeubles;
  • Un propriétaire d’une propriété gérée par CIGWL ou un locateur pour des fins de gestion de location commerciale, et pour fournir des analyses statistiques et des rapports;
  • Des tiers exploitants de commodités ou d’installations situées dans les immeubles que nous gérons ou autrement associés à ceux-ci à des fins de gestion et d’exploitation de ces commodités ou installations;
  • Des prêteurs ou des acheteurs potentiels et leurs représentants, pourvu que les acheteurs aient signé une entente de confidentialité;
  • D’autres tiers avec votre consentement.

Nous pourrions travailler avec des prestataires de services à l’extérieur du Canada ou de votre province de résidence. Vos renseignements personnels seront alors assujettis aux lois qui s’appliquent dans ces territoires de compétence, y compris les lois sur l’accès à l’information.

Nous pourrions utiliser ou divulguer vos renseignements personnels dans le cadre d’une enquête ou d’une poursuite civile ou criminelle, ou encore pour déceler ou prévenir toute activité illégale ou non autorisée, y compris la fraude ou la violation d’un accord, ou faire enquête sur de telles activités.

De plus, nous pourrions divulguer vos renseignements, y compris vos renseignements personnels, dans le cas où nous vendons ou transférons une partie ou la totalité de notre entreprise ou de nos actifs. Par exemple, dans le cas d’une réorganisation de l’entreprise, d’une fusion ou d’un regroupement avec une autre entité, d’une dissolution ou d’une liquidation. Vos renseignements pourraient également être transférés à un directeur d’immeuble remplaçant désigné par le locateur ou le propriétaire de votre immeuble.

Nous pourrions également divulguer vos renseignements personnels à des fins supplémentaires qui peuvent être déterminées avant la collecte ou la divulgation des renseignements, conformément à un avis particulier sur la protection des renseignements personnels (par exemple, notre Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne), ou au moment de celles-ci, ou à de nouvelles fins auxquelles vous avez consenti. Nous pourrions divulguer des renseignements personnels lorsque la loi l’exige.

CIGWL utilise la vidéosurveillance pour contrer la criminalité et assurer la sécurité de nos résidents ainsi que de nos employés, travailleurs et visiteurs. Les caméras de sécurité sont placées exclusivement dans les aires communes de la propriété. Lorsqu’un crime survient, nous utilisons la vidéo et la transmettons à la police pour l’aider dans son enquête, et nous pourrions également transmettre la vidéo à un locataire commercial. Dans certains immeubles, les travailleurs peuvent avoir accès à certaines caméras de surveillance au moyen d’applications mobiles ou d’autres outils numériques. Dans certains immeubles, la vidéosurveillance est également utilisée pour gérer l’entrée dans les stationnements. Les employés et prestataires de services de CIGWL peuvent avoir accès à certaines caméras au moyen d’applications mobiles ou d’autres outils numériques.

Toute question concernant la vidéosurveillance doit être soumise à l’agent de la protection des renseignements personnels de CIGWL aux coordonnées fournies à la fin de la présente déclaration.

Exactitude

Nous reconnaissons l’importance de nous assurer que vos renseignements personnels sont exacts et à jour.

Nous comptons sur vous pour nous fournir des renseignements exacts et pour communiquer avec nous au sujet de tout changement apporté à vos renseignements personnels. Vous avez le droit de nous demander de modifier ou de corriger les renseignements que nous avons recueillis à votre sujet. Si vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires.

Mesures de protection

Nous prenons la protection de vos renseignements personnels au sérieux. Nous utilisons des mesures de protection physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre la perte et contre l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés.

Comment nous protégeons vos renseignements personnels

Tous nos employés reçoivent une formation annuelle sur la sécurité de l’information, la protection des renseignements personnels et le code de conduite.

Nous avons des normes de sécurité pour protéger nos systèmes contre l’accès et l’utilisation non autorisés. Nos prestataires de services sont tenus de protéger leurs systèmes contre tout accès non autorisé et d’appliquer des normes de sécurité au moins équivalentes aux nôtres. Nos prestataires de services sont également tenus par contrat de protéger vos renseignements personnels et de les utiliser uniquement aux fins autorisées par CIGWL.

Transparence

Les présentes Normes en matière de protection des renseignements personnels, ainsi que d’autres politiques et procédures, vous sont toujours accessibles. Veuillez communiquer avec nous si vous ne pouvez pas accéder à notre site Web ou si vous avez besoin de documents dans un autre format.

Sur présentation d’une demande écrite, nous répondrons aux questions portant sur nos pratiques à l’égard de la gestion des renseignements personnels. Vous pouvez communiquer avec l’agent de la protection des renseignements personnels de CIGWL pour toute demande de renseignements ou plainte.

Accès individuel, correction et suppression

Sur présentation d’une demande écrite, nous vous fournirons des précisions concernant vos renseignements personnels, notamment des renseignements que nous avons à votre sujet et la façon dont ils ont été utilisés et communiqués, sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi. Vous pouvez aussi nous demander de corriger certains de vos renseignements personnels. Si des renseignements personnels sont effectivement erronés, nous ferons les mises à jour nécessaires. Dans certaines circonstances, vous pourriez également avoir le droit de demander la suppression de vos renseignements personnels.

Afin de protéger vos renseignements personnels, toutes les demandes d’accès, de correction ou de suppression doivent nous être présentées par écrit aux coordonnées ci-dessous.

 

Vous avez des préoccupations, des demandes de renseignements ou des requêtes?

Veuillez acheminer toute question, demande de renseignements ou requête à cet égard à l’agent de la protection des renseignements personnels par la poste ou courrier électronique.

Agent de la protection des renseignements personnels
Conseillers immobiliers GWL inc.
33, rue Yonge, bureau 1000, Toronto (Ontario)  M5E 1G4
gwlra_privacy@gwlra.com

 

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Révisé en septembre 2023