Normes de confidentialité

Conseillers immobiliers GWL et ses filiales Conseillers immobiliers résidentiels GWL Inc. et la Compagnie d’Assurance du Canada sur la Vie (« Conseillers immobiliers GWL ») se conforment aux grands principes ci-dessous sur la confidentialité pour la collecte, l’usage ou la divulgation de vos renseignements personnels.

Responsabilisation

Chez Conseillers immobiliers GWL, nous sommes responsables de tous les renseignements personnels sous notre contrôle, y compris ceux qui sont divulgués à un fournisseur de services pour nous ou en notre nom.

Conseillers immobiliers GWL, ses directeurs, agents, employés, représentants titulaires de licences, et les autres personnes ou organisations agissant pour elle ou en son nom, sont responsables de la protection de vos renseignements personnels.

L’accès à ces renseignements est restreint aux directeurs, agents, employés, représentants titulaires de licences, et aux autres personnes ou organisations agissant pour Conseillers immobiliers GWL ou en son nom, ainsi qu’aux employés des propriétaires d’immeubles que nous gérons et qui ont besoin de ces renseignements pour fournir des services aux locataires et résidents actuels ou possibles ou à Conseillers immobiliers GWL.

Business Unit Compliance Contact, Conseillers immobiliers GWL, surveille la conformité à ces Normes de confidentialité.

Nous exigeons de nos fournisseurs de services qu’ils protègent suffisamment vos renseignements personnels d’une manière conforme à nos Normes de confidentialité et aux lois applicables.

Nous exigeons aussi qu’ils ne recueillent, n’utilisent ou ne divulguent ces renseignements que conformément au but autorisé.

Les renseignements personnels peuvent devoir être divulgués à des représentants de la loi et à d’autres autorités conformément aux lois, tant au Canada qu’à l’étranger.

Fins d’identification

Nous indiquons à quelles fins les renseignements sont recueillis, avant ou après leur collecte.

Les renseignements personnels recueillis peuvent servir aux fins suivantes :

  • vous fournir des services et produits de Conseillers immobiliers GWL;
  • traiter votre demande de location, votre bail et d’autres interactions relatives à la location;
  • traiter votre paiement (dépôt, loyer);
  • décider avec Conseillers immobiliers GWL de votre admissibilité à une location postulée;
  • faire des appels de référence ou demander une vérification de votre emploi, de vos antécédents avec d’autres propriétaires;
  • répondre à vos questions, commentaires, demandes de renseignements ou d’information concernant les services de Conseillers immobiliers GWL;
  • vous envoyer des communications que vous avez choisi de recevoir;
  • administrer votre statut de locataire;
  • répondre à des besoins spéciaux, p. ex. durant une évacuation d’urgence;
  • exécuter une entente légale de location ou de stationnement, un bail et tout autre type d’accords avec les clients, le cas échéant;
  • créer, tenir ou administrer un compte sur l’introduction d’un profil, le cas échéant;
  • adapter votre expérience aux services en ligne;
  • contribuer à diagnostiquer des problèmes techniques avec les services en ligne;
  • administrer les services en ligne;
  • effectuer une gestion et une analyse des données par Conseillers immobiliers GWL;
  • satisfaire à des exigences légales ou réglementaires;
  • effectuer une surveillance vidéo, examiner des cartes d’accès et recueillir d’autres renseignements aux fins de sécurité générale, y compris la prévention d’activités potentiellement prohibées ou illégales;
  • rédiger des rapports d’urgence ou d’incident, y compris la surveillance vidéo, une autre surveillance aux fins d’enquête, d’assurance et d’autre gestion des risques;
  • aux fins d’emploi, y compris l’usage de curriculum vitae et de références personnelles fournies dans les demandes et les formulaires d’emploi;
  • effectuer des analyses statistiques;
  • appliquer des conditions d’utilisation de site Web;
  • communiquer avec vous et administrer votre participation à des enquêtes, activités, programmes et promotions;
  • protéger vos intérêts dans des poursuites au civil ou une procédure visant une activité criminelle, une fraude ou un cas de fausse représentation;
  • fournir des renseignements concernant un achat, une vente, une réorganisation ou le financement total ou partiel de nos activités ou opérations commerciales, y compris aux fins de diligence raisonnable relativement à toute transaction ainsi proposée.

Nous pouvons recueillir votre numéro d’assurance sociale (NAS) lorsque la loi l’exige aux fins de déclaration d’impôt.

De plus, avec votre consentement, nous pouvons aussi utiliser votre NAS aux fins d’identification et de tenue de dossiers, par exemple, pour isoler vos renseignements de ceux d’une personne ou d’un client portant un même nom. Quand vous avez donné votre consentement à ces fins, vous pouvez le retirer n’importe quand.

Consentement

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels avec votre consentement ou tel qu’autorisé ou requis par la loi.

Nous pouvons recueillir votre consentement de plusieurs façons : il peut être écrit, implicite, verbal, électronique ou communiqué par un représentant autorisé.

Sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, votre consentement peut être retiré n’importe quand; toutefois, ce retrait peut nuire à notre capacité de continuer à vous offrir les services demandés.

Si vous l’avez déjà donné, vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation de votre NAS aux fins d’identification et de tenue de dossiers.

Limites de la collecte

Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires aux fins indiquées.

Les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet peuvent inclure :

  • des renseignements d’identification comme le nom, l’adresse résidentielle, les numéros de téléphone, l’adresse courriel, la date de naissance, le permis de conduire, de l’information sur le véhicule, etc.;
  • des renseignements financiers comme le lieu d’emploi, le revenu annuel, les opérations bancaires, les cartes de crédit et les antécédents de crédit;
  • les responsables avec qui communiquer en cas d’urgence (par exemple, noms, adresses, numéros de téléphone);
  • de l’information sur la santé et le style de vie, comme l’emploi, les voyages effectués ou projetés, le dossier de conduite ou un casier judiciaire;
  • des renseignements médicaux comme les problèmes de mobilité et les antécédents médicaux; ou
  • l’information que nous recueillons par des systèmes de sécurité comme les outils de surveillance vidéo et les cartes d’accès.

Les renseignements personnels que nous recueillons proviennent d’applications et d’autres formes de collecte effectuées directement auprès de vous ou de votre représentant autorisé. Nous pouvons aussi en recueillir auprès d’agences de crédit, d’employeurs ou de références personnelles, ou d’autres tiers affirmant qu’ils ont le droit de divulguer l’information. De plus, quand vous visitez nos services en ligne, nous pouvons obtenir certains renseignements par des moyens automatisés. Nous recueillons des données quand vous interagissez avec nos sites Web et applications tel qu’indiqué dans notre Déclaration en ligne de confidentialité.

Usage, divulgation et conservation

Nous ne conserverons les renseignements personnels que le temps nécessaire pour arriver à la fin indiquée et conformément à nos politiques et aux lois applicables.

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec d’autres compagnies ou particuliers pour évaluer des applications et servir votre location, mais seulement aux fins discutées au moment de la collecte ou pour un usage adapté à elles. Nous pouvons partager votre information, y compris les renseignements personnels, avec :

  • des agences d’enquête sur la solvabilité pour évaluer votre demande de location;
  • des institutions financières pour traiter votre dépôt ou votre paiement de location;
  • des organismes d’application de la loi ou des organismes gouvernementaux au besoin ou autorisés par la loi;
  • nos succursales et filiales pour qu’elles exercent leurs rôles de fournisseurs de services et/ou de propriétaires;
  • le propriétaire d’un immeuble géré par Conseillers immobiliers GWL et/ou une personne faisant office de propriétaire pour gérer votre location et fournir des analyses et rapports statistiques;
  • des vendeurs ou fournisseurs de services publics, par câbles, satellites ainsi que d’autres services et produits aux locataires et résidents de nos immeubles, avec votre consentement;
  • des prêteurs et acheteurs potentiels et leurs agents, pourvu que les acheteurs aient conclu un accord de confidentialité;
  • d’autres tiers avec votre consentement;
  • nos fournisseurs de services pouvant être situés hors du Canada, auquel cas vos renseignements personnels seront assujettis aux lois applicables dans ces pays, y compris les lois sur l’accès aux pouvoirs publics.

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels pour protéger nos intérêts dans des poursuites au civil ou une procédure visant une activité criminelle, une fraude ou un cas de fausse représentation.

Nous pouvons aussi divulguer votre information, y compris vos renseignements personnels, si nous vendons ou transférons une partie de notre entreprise ou de nos actifs (y compris pour une réorganisation d’entreprise, une fusion ou amalgamation avec une autre entité, une dissolution ou une liquidation).

Nous pouvons aussi divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins pouvant être indiquées au moment de la collecte ou de la divulgation ou avant ce moment, ou à de nouvelles fins auxquelles vous avez consenti.

Conseillers immobiliers GWL utilise la surveillance vidéo pour dissuader les crimes et protéger la sécurité de nos locataires, résidents et employés. Quand un crime est commis, nous utilisons la vidéo et la partageons avec la police pour aider celle-ci à effectuer l’enquête ultérieure.

Des caméras de sécurité sont placées exclusivement dans les aires communes de la propriété. Les images prises sont entreposées dans un lieu sécurisé situé dans la propriété et réservé aux employés de Conseillers immobiliers GWL. Les images sont conservées durant un maximum de 180 jours avant d’être détruites.

Toutes les questions sur la surveillance vidéo doivent être acheminées à Business Unit Compliance Contact, Conseillers immobiliers GWL, aux coordonnées ci-dessous :

Business Unit Compliance Contact

Conseillers immobiliers GWL Inc.
33, rue Yonge, Suite 1000,
Toronto (Ont.) M5E 1G4
GWLRACompliance@gwlra.com

Exactitude

Nous reconnaissons l’importance de veiller à ce que vos renseignements personnels soient exacts et à jour.

Nous comptons sur vous pour nous donner des renseignements exacts et nous communiquer tous les changements apportés à vos renseignements personnels. Vous avez le droit de nous demander de changer ou corriger les renseignements que nous avons recueillis à votre sujet. Si vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les changements nécessaires.

Mesures de protection

Nous prenons au sérieux la protection de vos renseignements personnels. Nous utilisons des mesures de protection physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre la perte et un accès, une utilisation ou une divulgation sans autorisation.

Tous nos employés reçoivent une formation annuelle sur la sécurité, la confidentialité et le code de conduite.

Nous avons des normes de sécurité pour protéger nos systèmes contre un accès et un usage non autorisés. Nos fournisseurs de services doivent protéger leurs systèmes contre une intrusion et appliquer des normes de sécurité qui sont au moins équivalentes aux nôtres. Ils sont tenus par contrat de protéger vos renseignements personnels et de ne les utiliser qu’aux fins autorisées par Conseillers immobiliers GWL.

Ouverture

Les présentes Normes de confidentialité, ainsi que d’autres politiques et procédures, sont toujours disponibles pour vous. Veuillez communiquer avec nous s’il vous est impossible d’accéder à notre site Web ou si vous avez besoin de documents en un autre format.

Sur demande écrite, nous répondrons aux questions sur nos pratiques de gestion des renseignements personnels. Vous pouvez communiquer avec Business Unit Compliance Contact, Conseillers immobiliers GWL si vous avez des questions ou des plaintes à formuler.

Accès individuel

Sur demande écrite, nous vous communiquerons les détails sur vos renseignements personnels, y compris ceux dont nous disposons, leur utilisation et leur divulgation, sous réserve de certaines exceptions permises par la loi. Vous pouvez aussi nous demander de corriger vos renseignements personnels. Nous mettrons à jour ceux qui se révèleront vraiment inexacts.

Pour protéger vos renseignements personnels, toutes les demandes d’accès doivent nous être acheminées par écrit.

Toute préoccupation, question ou demande liée à la confidentialité doit être adressée par écrit à Business Unit Compliance Contact, Conseillers immobiliers GWL, aux coordonnées suivantes :

Business Unit Compliance Contact

Conseillers immobiliers GWL Inc.
33, rue Yonge, Suite 1000,
Toronto (Ont.) M5E 1G4
GWLRACompliance@gwlra.com

 

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